株式会社Ｓ４ならびに山形新聞酒田四中前専売所（以下、「弊社」という）では、個人情報がお客様、取引先様をはじめ、弊社の事業展開において、重要かつ大切な情報であり、個人情報保護法（以下、「法」という）の精神に則り、正確安全に取り扱いをしていかなければ、企業としての社会的責任や地域貢献、信用を得ることが出来ないものであることを、十二分に認識しております。
弊社では、以下に定めるポリシーに基づき、個人情報の収集・利用・保管をするものとして、ここに告知致します。
１．個人情報の定義
弊社では、以下の情報ならびに法に基づく項目を個人情報と定めます。
●各項目共通
・氏名 ・住所 ・連絡先 ・生年月日 ・Ｅメールアドレス
●購読中、購読申込、お試しお申込み関係
・申込日 ・申込内容 ・申込銘柄 ・契約月数
・支払方法 ・支払状況 ・支払指定口座情報
・契約者以外の連絡先 ・インボイス登録事業者番号
●求人、就労中関係
・申込年月日 ・採用の可否 ・採用年月日 ・自家用車などの情報
・学歴 ・血液型 ・職歴 ・所持資格 ・社会保険関連情報
・家族構成 ・マイナンバー関連 ・緊急連絡先
・給与受取口座情報 ・免許証番号 ・任意保険加入状況
●Web関連
・ＳＮＳアカウント ・cookie（Webサイトのみ）
２．個人情報の収集方法
弊社では、電話受付、FAX受付、Web受付、書面受付にて個人情報を収集致します。
状況に応じ、複数の手段により、情報を収集する場合がございます。
３．個人情報の共同利用
株式会社Ｓ４ならびに山形新聞酒田四中前専売所で収集した個人情報は、配達業務、並びに購読料のお支払い、各種サービスのご案内、購読中止後の再開のご案内など、弊社の展開する事業に関連した業務に使用する為、または従業員等の諸手続きや健康経営に向けた取り組みを促進する為、以下の各機関と情報を共同利用させて頂きます。
| 該当する方 | 該当項目 | 共同利用先 | 利用目的 |
| 新聞購読 契約者 | 山形新聞購読者 | 山形新聞社 | 読者向けサービス、 懸賞企画の案内、 当選品の配送、 購読状況の照会等 |
| 毎日新聞購読者 | 毎日新聞社 | ||
| 産經新聞購読者 | 産業経済新聞社 | ||
| スポーツニッポン購読者 | スポーツニッポン新聞社 | ||
| サンケイスポーツ購読者 | 産業経済新聞社 | ||
| 東京スポーツ購読者 | 東京スポーツ新聞社 | ||
| 電氣新聞購読者 | 一般社団法人日本電気協会 新聞部 | ||
| 燃料油脂新聞購読者 | 日本燃料油脂新聞社 | ||
| 違法営業被害の申告者 | 山形県支部新聞公正取引協議会 | 違法業者の判定 違法業者への指導依頼 違法業者への警告等 | |
| 購読契約が 法人契約 | 各種銘柄購読者 （法人名義の契約） | 有限会社プラス経営※ | インボイス登録関連 |
| その他 取引関係 | 専売所並びに 株式会社Ｓ４と 取引のある事業者 | ||
| 求人応募者 | 採用決定者 | 有限会社プラス経営※ 労働保険事務組合中小企業助成会 全国健康保険組合 日本年金機構 | 労働保険加入手続き、 雇用保険加入手続き、 社会保険加入手続き、 その他各種手続き等 |
| 弊社従業員 | 全従業員 | ||
| 全従業員 | 鶴岡信用金庫 | ライフサポート制度関連 | |
| 正社員 | 独立行政法人勤労者退職金共済機構 （中小企業退職金共済事業本部） 株式会社かんぽ生命 第一生命保険株式会社 アクサ生命保険株式会社 | 退職共済加入手続き 退職共済各種手続き 退職積立加入手続き 退職積立各種手続き 他退職制度関連 | |
| Jinjer株式会社 | 労働時間管理関係、 有休休暇管理関係等 | ||
| 健康保険対象社員 | アクサ生命保険株式会社 全国健康保険組合 | 健康経営推進に伴う 各種手続き等 | |
| Web閲覧者 | cookie情報許可者 | モジャデザイン | アクセス解析、 Web周遊調査等 |
| 新聞購読歴 のある方 | 現在、購読を中止 されている方 | 各新聞社ならびに 山形県支部新聞公正取引協議会 | キャンペーンの案内 キャンペーンの回答等 |
４．個人情報の保管方法等
弊社が収集した個人情報は、その形態に応じた適切な方法により保管致します。
以下に、代表的なものを掲載いたします。
| 該当項目 | 保管方法 | 備考 |
| 購読契約情報 | クローズ型クラウドシステム上 | 定期的なバックアップを実施 |
| 求人・従業員情報 | 鍵付きBOX内 | 個人毎にファイル化して保管 鍵保有者は会社が指名する者のみ |
| 労務関連 | クラウド労務システム上 | タイムカード・申請書は鍵付きＢＯＸで保管 システムで出力される帳簿も鍵付きＢＯＸで保管 |
| インボイス関連 | 各請求書面のファイル化 クラウド会計システム上 | 書面発行されているものはファイリング保管 システム上では、電子帳簿保管方式 |
５．個人情報の第三者への提供について
弊社が保有する個人情報は、共同利用先を除いて、本人の同意なく第三者へ提供致しません。
弊社が本人の同意なく、個人情報を提供する場合は、法で定められた事項、または以下の事例の場合に限ります。
・公的機関（裁判所、検察庁、公安委員会、警察署、税務署など）が、令状に基づき、個人情報の提供を要請した場合
６．個人情報の確認・修正・削除または利用停止・利用制限について
弊社が保有する個人情報について、確認または修正、削除または利用停止、利用制限について、弊社が定める文面または電磁的な方法により申し出頂き、弊社で確認が取れましたら、適正に対応を取らせて頂きます。
なお、購読中止の申し出に基づく利用停止につきましては、弊社における会計処理の関係上、経理関連の情報に限り、１年間は削除を承ることが出来かねます。但し、会計処理以外の事項への情報利用の利用制限は承れます。
７．個人情報に関わるお問合せ先
弊社が保有する個人情報を前項に基づいて、確認・修正・削除・利用停止などをお申し出頂く、お問合せ先として、以下の通り定めます。
弊社では、お問合せを頂いてから、通常３営業日以内にお問合せにご回答申し上げます。
なおＧＷ、夏季旧盆期間、年末年始などを除く、平日（月～金）午前９時～午後５時が受付時間となります。
お問合せ先
(郵送)
〒998-0103 山形県酒田市錦町１丁目１番地の６ 株式会社Ｓ４・山形新聞酒田四中前専売所 個人情報管理担当 行
(電話)
０２３４-４３-６６００（平日９時～午後５時までの受付）
(Ｅ－ｍａｉｌ)※迷惑メール対策の為、(a)を＠に変換して送付ください。
info(a)yamagata-s4.com
(Ｗｅｂサイト)
当Ｗｅｂサイトのお問合せフォームより送信ください。
制定：２０２３年４月１日
改訂：２０２３年８月１日
２０２３年１０月１日
２０２３年１２月１日
２０２４年４月１日
２０２４年６月２６日